Et ja til agenten er ikke et ja til kreditnotaen

Kunden har reklameret, og agenten foreslår en kreditnota. Skal den også have lov til at oprette den? Begynd med at skille arbejdet ad: læs ordren, beregn forslaget, opret kreditnotaen. Bed fagteamet markere, hvad agenten må gøre selv, hvad der kræver et menneske, og hvad den slet ikke må. Det er et tænkt eksempel, I kan tage med til en leverandør; det beskriver ikke en bestemt platforms standardopsætning.

Godkendelsen skal komme, før økonomisystemet bliver ændret. Et ja til at lancere agenten fortæller ikke, om nogen har set den enkelte kreditnota. Se også på beskeden til kunden: Skal den godkendes særskilt? Den bør ikke bekræfte en tilbagebetaling, før bogføringen er lykkedes. Skriv derfor både, hvad der skal stå i økonomisystemet, og hvilken status sagsbehandleren skal kunne se bagefter.

Nexus beskriver godkendelse af dataflow, adgang og logfiler før lancering samt overdragelse ved usikkerhed. LangGraph beskriver, at en kørsel kan pauses, tilstanden læses eller ændres, og kørslen fortsættes.^1,2,3

Bed leverandøren pege på det sted, hvor kreditnotaen venter. Det kan være let at overse forskellen mellem en ventende samtale og en ventende ændring. En medarbejder kan have overtaget samtalen, mens andre trin fortsætter. En ny agentversion kan være godkendt længe før denne sag opstod. Ingen af delene fortæller i sig selv, om kreditnotaen står stille, indtil den rette person har sagt ja.^1,2,3

CrewAI beskriver godkendelsesstop under kørslen og en særskilt rettighed til at svare på anmodningerne. Microsoft beskriver godkendelser, når løsningen flyttes mellem udvikling, test og produktion.^4,5,6

Den, der siger ja, skal kunne se sagen, kunden, beløbet, begrundelsen og den foreslåede ændring. Aftal, at svaret kun gælder det viste forslag. Ændres beløbet, kunden eller grundlaget, mens sagen venter, bør den tilbage til godkendelse. Se især efter dette, hvis agenten henter friske oplysninger fra et andet system bagefter. Et tidligere ja bør ikke uden videre give lov til at udføre et nyt forslag.

Prøv derefter at svare som en medarbejder uden godkendelsesret. Gentag med en person, der netop har mistet retten, og med et svar, der kommer efter fristen. Aftal også, hvem der tager over under fravær, uden at kravet om godkendelse forsvinder. Sagen skal vise, hvad et manglende svar betyder. Lad ikke stilhed blive til accept, medmindre I udtrykkeligt har valgt og godkendt den regel.

Lav et ark med handling, godkenderrolle, viste oplysninger, gyldighed, afslag og kvittering. En række kan hedde: opret kreditnota; bemyndiget økonomimedarbejder; ordrenummer, kunde, beløb og begrundelse; kun det viste forslag; afslag lukker forslaget; kvittering fra økonomisystemet afslutter sagen. Udfyld rækken med leverandøren. Markér, hvad I faktisk så, hvad leverandøren kun forklarede, og hvad der først skal udvikles. Så kan en kollega læse forskellen efter mødet.

Godkend først kontrollen, når den rette person kan se og afvise det rigtige forslag, ændringer kræver et nyt ja, og svaret kan forbindes med resultatet. En grøn status hos agenten viser ikke alene, hvad økonomisystemet gjorde. Mangler den del, skal den med i forsøgets krav. Hold fast i det, selv om I ellers foretrækker leverandøren. Det var netop den enkelte handling, I ville have et menneske til at godkende.